Praxisbeispiel Betriebliches Eingliederungsmanagement bei der Chemion Logistik GmbH

Die Chemion Logistik GmbH deckt mit ihren rund 1.000 Beschäftigten das gesamte Spektrum an Service für den Logistikbereich der Chemie- und chemienahen Industrie ab. Von den Standorten Leverkusen, Dormagen und Krefeld-Uerdingen aus bietet Chemion dazu Logistik-Dienstleistungen aus einer Hand an, wie beispielsweise von der Lagerung, über den Transport bis hin zur Entsorgung. Zudem führt Chemion Schulungen durch und stellt Spezial-Equipment sowie qualifiziertes Personal bereit.

Da Gesundheitsförderung bei Chemion zur Unternehmenskultur gehört und um der gesetzlichen Verpflichtung Rechnung zu tragen, wurde zur Entwicklung sowie Einführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) vor einigen Jahren zunächst das Projekt ChEM (Chemion EingliederungsManagement) ins Leben gerufen bzw. genutzt. ChEM wurde zum gemeinsamen Nutzen aller Beteiligten, insbesondere der Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerinnen und des Unternehmens, entwickelt und eingeführt. Damit dies erfolgreich gelingen konnte, war die Akzeptanz aller Beteiligten erforderlich.
Grundsätzlich ist die Teilnahme am BEM und damit auch am ChEM freiwillig. Nur mit ausdrücklicher Zustimmung des bzw. der Betroffenen kann es deshalb durchgeführt werden.

Das Integrationsteam setzt sich aus den ChEM-begleitenden Personen der drei Standorte und jeweils einem Mitglied aus der Personalabteilung, dem Betriebsrat und bei Bedarf der Schwerbehindertenvertretung (SBV) zusammen. Phasenweise und fallbedingt ist es notwendig auch andere Instanzen (z. B. betriebsärztlicher Dienst und Krankenkasse) zu den Treffen einzuladen. Während die ChEM- Begleitenden, die auch dem Integrationsteam angehören, für den jeweiligen Einzelfall verantwortlich sind, übernimmt das Integrationsteam eher allgemeine Aufgaben. Es kontrolliert die grundsätzliche Umsetzung des ChEM im Unternehmen, optimiert die Abläufe und wertet die Erfahrungen aus den individuellen ChEM-Prozessen regelmäßig aus. Dabei unterstützt es die ChEM- Begleitenden, in dem es, wenn von den Beschäftigten gewünscht, an dem Erstgespräch mit den betroffenen Beschäftigten teilnimmt, evtl. Teilaufgaben übernimmt und sich in regelmäßigen Abständen mit den ChEM- Begleitenden zusammensetzt, um auftretende Probleme und auch die Erfolge abzusprechen. Ein regelmäßiger Informationsfluss sollte jedoch gewährleistet sein, dies kann durch ein regelmäßiges Treffen des Integrationsteams stattfinden. Denkbar wäre ein Turnus von zwei Wochen für ca. zwei bis vier Stunden, mindestens aber einmal im Monat. Das Integrationsteam sollte auf jeden Fall einen Vorsitzenden bzw. eine Vorsitzende haben, der bzw. die z. B. für die Einladungen der einzelnen Mitglieder zuständig ist.

Wenn die Voraussetzungen nach SGB IX § 167 Abs. 2 vorliegen, erhält das Integrationsteam von Seiten der Personalabteilung die Mitteilung, dass bei einem Beschäftigten oder einer Beschäftigten eine Arbeitsunfähigkeitsdauer von mehr als sechs Wochen (42 Tage) vorliegt.

In der Mitteilung des Personalwesens sollten bereits folgende Informationen enthalten sein:
- Name, Geburtsdatum, Anschrift inkl. Telefon-Nummer des bzw. der Beschäftigten
- Abteilung und Funktion
- Liegt eine Schwerbehinderung / Gleichstellung vor?
- Liegt noch eine aktuelle Arbeitsunfähigkeit (AU) vor, wenn ja, wie lange noch oder befindet sich der bzw. die Beschäftigte bereits wieder an seinem Arbeitsplatz
- Wie setzen sich die sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit zusammen (am Stück oder einzelne Phasen)
- Ist in der Vergangenheit bereits ein ChEM durchgeführt worden (Ablehnung durch Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin, erfolgreicher Abschluss, Abbruch aus anderen Gründen)

Das Integrationsteam klärt, wer Kontakt zu dem bzw. der Beschäftigten aufnimmt und innerhalb welchen Zeitraumes dies umgesetzt wird. Es ist sinnvoll, dass die jeweilige ChEM-Begleitung diese Aufgabe übernimmt. Des Weiteren wird die Art der Kontaktaufnahme festgelegt. Diese kann telefonisch, persönlich oder schriftlich erfolgen. Die Art der Kontaktaufnahme ist bereits ein entscheidendes Kriterium, wie der bzw. die Beschäftigte auf das Angebot des ChEM reagiert und aus diesem Grund nicht zu unterschätzen. Aus Gründen des Einheitlichen wurde die schriftliche Kontaktaufnahme bevorzugt.

Schriftliche Kontaktaufnahme:
Eine schriftliche Kontaktaufnahme hat den Vorteil, dass sie dem bzw. der Beschäftigten Zeit lässt, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Er bzw. Sie kann sich in Ruhe Gedanken zu seinen bzw. ihren Erwartungen und Befürchtungen machen. Wichtig ist in jedem Fall, dass das Anschreiben wohlwollend und fürsorglich formuliert ist. Ein direkter Terminvorschlag zu einem Gespräch sollte nicht unterbreitet werden, sondern die Bitte, sich kurzfristig mit der jeweiligen ChEM-Begleitung oder dem Integrationsteam in Verbindung zu setzen.

Egal für welche Art der Kontaktaufnahme sich das Integrationsteam / die ChEM- Begleitung entscheidet, wichtig ist in allen Fällen, dem bzw. der Beschäftigten die Fürsorge des Unternehmens zu vermitteln, eine kurze Erläuterung zum ChEM zu geben (Info-Broschüre für die Beschäftigten) und eine Frist setzen (zwei Wochen) innerhalb derer sich der bzw. die Beschäftigte entscheiden kann, ob er bzw. sie der Durchführung eines ChEM zustimmt oder nicht.

Dem bzw. Der Betroffenen sind incl. einem persönlichen oder Standartanschreiben folgende Broschüren bzw. Formulare zu übersenden:
- Broschüre "Mitarbeiterinformation"
- Einverständniserklärung zu ChEM
- Ablehnungserklärung zu ChEM

Wenn der bzw. die Beschäftigte bereits beim ersten schriftlichen Kontakt ablehnend reagiert und signalisiert, dass er bzw. sie kein Interesse am ChEM hat, sollten ihm bzw. ihr auch die möglichen Konsequenzen deutlich gemacht werden: Im Falle einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch das Unternehmen, kann sich der bzw. die Beschäftigte bei einem vor dem Arbeitsgericht zu verhandelnden Widerspruch, nicht auf ein nicht durchgeführtes Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX berufen. Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin sollte dem bzw. der Beschäftigten eine Frist von einer Woche durch persönliche oder telefonische Kontaktierung setzen, um seine bzw. ihre Entscheidung noch einmal zu überdenken. Bleibt der bzw. die Beschäftigte auch nach Ablauf der Frist bei seiner bzw. ihrer Ablehnung, so wird dies schriftlich auf der "Ablehnungserklärung" festgehalten und in der Personalakte verwahrt.

Ist der bzw. die Beschäftigte mit der Durchführung eines ChEM einverstanden, wird ein Termin für ein Erstgespräch vereinbart, zu dem, wenn vom Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin gewünscht, auch die anderen Mitglieder des Integrationsteams eingeladen werden. Bei Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten ist zudem die Schwerbehindertenvertretung mit einzubeziehen. Das Gespräch sollte in einem neutralen Besprechungszimmer stattfinden. Beim ersten positiven persönlichen Gespräch sind dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin folgende Formulare auszuhändigen:
- Erklärung zur Schweigepflicht der ChEM-Begleitung
- Erklärung zur Schweigepflicht des Integrationsteams


4 Aufgaben der ChEM-Begleitung
Nachdem der bzw. die Beschäftigte die Zustimmung zum ChEM abgegeben hat, beginnt die eigentliche Arbeit durch die ChEM- Begleitung.

Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin legt nun eine Eingliederungsakte an, die er bzw. sie in seinem bzw. ihrem Büro aufbewahrt und vor Unbefugten verschlossen hält. Zu den Sitzungen des Integrationsteams ist die Akte mitzunehmen. In der Eingliederungsakte sind alle Formulare abgeheftet, alle durchgeführten Maßnahmen dokumentiert, d.h. sie zeigt stets den aktuellen Stand des ChEM und beinhaltet unter anderem:
- Persönlichen Daten des bzw. der Betroffenen (siehe Anhang Datenblatt)
- AU-Zeiterfassung der Personalabteilung (PA)
- Die Einverständniserklärung zu ChEM
- ggf. Erklärung zur Entbindung der Schweigepflicht (Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin)
- Erklärung zur Schweigepflicht des ChEM-Begleiters bzw. der ChEM-Begleiterin
- Erklärung zur Schweigepflicht des Integrationsteams
- Schriftliche Korrespondenz mit Betroffenen und internen und externen Instanzen
- Maßnahmeplan
- Protokolle der geführten Gespräche
Die Eingliederungsakte sollte einheitlich strukturiert werden, z. B. macht es Sinn, das Datenblatt für die Beschäftigten immer obenauf zu heften. Die Akte sollte chronologisch geführt und evtl. in verschiedene Bereiche (med. Gutachten, Gesprächsprotokolle, Kontakt zu externen Instanzen) unterteilt werden. Nach Beendigung des ChEM bleibt die Eingliederungsakte in sicherer Verwahrung des Integrationsteams / des bzw. der Vorsitzenden (Aufbewahrungspflicht zehn Jahre).

Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin muss sich intensiv auf das Erstgespräch mit dem bzw. der Betroffenen vorbereiten. Folgende Aspekte sollten berücksichtigt werden:
- Die Raumplanung sollte so erfolgen, dass Störungen von außen vermieden werden. Telefon und Unterbrechungen seitens anderer Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen stören die Gesprächsatmosphäre.
- Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin sollte für das Erstgespräch genügend Zeit einplanen, eine ungefähre Dauer festlegen (ein bis maximal zwei Stunden) und dies ggf. den anderen Beteiligten im Vorfeld mitteilen, damit sich alle darauf einrichten können.
- Ist der bzw. die Betroffene bereits wieder an seinem bzw. ihrem Arbeitsplatz tätig und fällt das Erstgespräch zeitlich in seine bzw. ihre Arbeitszeit, ist es sinnvoll, dass der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin den direkten Vorgesetzten bzw. die direkte Vorgesetzte über den Termin frühzeitig informiert. Damit verhindert man Irritationen in der Abteilung.
- Wenn möglich, kann der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin bereits Informationen über die notwendigen körperlichen und psychischen Voraussetzungen für den Arbeitsplatz des bzw. der Betroffenen zusammenstellen.
- Hat es in dem entsprechenden Arbeitsbereich bekannte Umstrukturierungen oder Veränderungen gegeben?
- Sind in der Abteilung bereits mehrere Krankheitsfälle eingetreten?

Die Gesprächsführung und Moderation im Erstgespräch obliegt dem ChEM-Begleiter bzw. der ChEM-Begleiterin. An folgenden Leitfragen und Strukturvorschlägen kann sich der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin orientieren:
- Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin leitet Gespräch mit Begrüßung und Vorstellungsrunde ein.
- Er bzw. Sie gibt noch einmal einen kurzen Überblick über das Ziel von ChEM und streicht dabei die Vorteile für den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin heraus.
- Er bzw. Sie erläutert dem bzw. der Beschäftigten, dass alle Mitglieder des Integrationsteams der Schweigepflicht unterliegen.
- Er bzw. Sie weist darauf hin, dass das Gespräch protokolliert wird, d.h. die wichtigsten Inhalte und vereinbarten weiteren Schritte werden schriftlich festgehalten.
- Während des Gesprächs können sowohl die Mitglieder des Integrationsteams, als auch der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin schriftliche Notizen machen.
- Hinweis an den Beschäftigten bzw. die Beschäftigte, dass das Integrationsteam mit ihm gemeinsam Lösungen erarbeiten will, nicht vorab schon ein Lösungspaket vorbereitet hat und somit auf seine aktive Mitwirkung angewiesen ist.
- Es wird darauf hingewiesen, dass der bzw. die Beschäftigte das Recht hat, ChEM jederzeit zu beenden.
- Es wird dem bzw. der Beschäftigten die Gelegenheit gegeben, vorab Fragen zu stellen bzw. Anmerkungen zu äußern.
- Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin leitet dann zum konkreten Fall über:
- Hinweis an den Beschäftigten bzw. die Beschäftigte, dass er seine Diagnose mitteilen kann, aber nicht dazu verpflichtet ist.
- Wenn sich die Arbeitsunfähigkeitsdauer von 42 Tagen nicht am Stück ergibt, nachfragen, ob es sich immer um die gleiche Erkrankung handelte oder ob verschiedene Erkrankungen vorlagen.
- Frage an den Beschäftigten bzw. die Beschäftigte, ob er bzw. sie einen betrieblichen Zusammenhang zu seiner bzw. ihrer Arbeitsunfähigkeit erkennen kann.
- Welche Arbeiten kann der bzw. die Beschäftigte aus seiner Sicht aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr ausüben?
- Wenn die Arbeitsbedingungen zu der Erkrankung führten, hat der bzw. die Beschäftigte eigene Vorschläge / Ideen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen (an dieser Stelle können auch die anderen Gesprächsteilnehmenden ihre Ideen einbringen und evtl. zur Diskussion stellen).
- Hat der bzw. die Beschäftigte bereits mit seinem bzw. seiner Vorgesetzten über seine bzw. ihre Probleme am Arbeitsplatz gesprochen?
- Werden technische Hilfen am Arbeitsplatz benötigt - soweit dies vom bzw. von der Beschäftigten überhaupt selbst zu beurteilen ist.
- Hat es in der letzten Zeit Veränderungen in der Abteilung / dem Bereich gegeben, die evtl. ursächlich sind?
- ist die Arbeitsbelastung zu hoch?
- Liegen die Gründe für die Arbeitsunfähigkeit eher im privaten Bereich? Wenn der bzw. die Beschäftigte sich dahingehend äußert, Hilfsangebote auch von externen Stellen aufzeigen bzw. anbieten (z. B. Schuldnerberatung, Suchtberatung, Selbsthilfegruppen, Ernährungsberatung, Betriebssportgruppe).

Wenn alle notwendigen Informationen und Daten abgefragt sind, leitet der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin zur Vereinbarung konkreter Maßnahmen über. Dabei wird auf dem Maßnahmebogen festgehalten, welche Fragen zu klären sind, wer zuständig ist und innerhalb welcher Fristen die Aufgaben zu erledigen sind. Bei der Fristsetzung ist zu beachten, dass gerade bei der Einbeziehung von externen Instanzen genügend Zeit eingeplant wird.
Beispiele für Maßnahmen:
- Gespräch mit der zuständigen Führungskraft vereinbaren, um über mögliche Veränderungen des Aufgabengebietes zu sprechen.
- Anforderungsprofil des derzeitigen Arbeitsplatzes erstellen mit Fähigkeitsprofil des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin vergleichen.
- Interne Stellenausschreibungen prüfen, evtl. Versetzung an einen anderen, leidensgerechten Arbeitsplatz?
- Ist bei einer Versetzung mit Gehaltseinbußen zu rechnen?
- Ist eine Weiterqualifizierung möglich? Wenn ja, welche Maßnahmen wären realistisch?
- Ist eine Reduzierung der Arbeitszeit denkbar (wenn von der betroffenen Person gewünscht) und in der Abteilung realisierbar?
- Informationen zur behindertengerechten Umgestaltung des Arbeitsplatzes einholen. Den zuständigen Kostenträger (Rentenversicherungsträger) ermitteln und Antrag auf Teilhabe am Arbeitsleben stellen. Hier mögliche Konsequenzen beachten (Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin laut Rentenversicherung nicht mehr für diesen Arbeitsplatz geeignet, med. Reha). Kontakt zum zuständigen Reha-Berater bzw. zur zuständigen Reha-Beraterin der Rentenversicherung aufnehmen. Dabei Daten an externe nur dann rausgeben, wenn Zustimmung des bzw. der Betroffenen vorliegt.
- Je nach Schwere der Erkrankung Schwerbehindertenausweis oder Gleichstellung beantragen.
- Bei noch bestehender Arbeitsunfähigkeit evtl. stufenweise Wiedereingliederung einleiten.
- Betriebsärzte und Betriebsärztinnen einschalten, evtl. medizinisches Gutachten über die derzeitige Leistungsfähigkeit anfertigen lassen.
- Kontakt zum Integrationsfachdienst - Berufsbegleitung aufnehmen und unter Umständen in den Prozess des ChEM einbeziehen. Das kann den Vorteil haben, dass der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin eine "neutrale" Person an seiner Seite hat.
- Bei Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen mit Schwerbehinderung evtl. Kontakt zur Fachstelle für Menschen mit Behinderungen im Arbeitsleben / Inklusionsamt aufnehmen.
Das Erstgespräch dient zunächst zur Bestandsaufnahme, d.h. es werden erste Informationen zu der Situation des bzw. der Betroffenen gesammelt und eine Vertrauensbasis zu dem bzw. der Beschäftigten hergestellt. An dieser Stelle besteht außerdem die Möglichkeit, eventuelle Vorurteile des bzw. der Betroffenen gegenüber ChEM abzubauen und die Fürsorgepflicht des Unternehmens erneut deutlich zu machen. In der Regel werden die Beteiligten im Erstgespräch nicht in der Lage sein, eine umfassende und passgenaue Lösung zu erarbeiten. Diesem Druck sollten sich der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin und das Integrationsteam nicht unterwerfen. Zum Abschluss des Gesprächs wiederholt der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin die vereinbarten nächsten Arbeitsschritte und versichert sich bei den beteiligten Gesprächspartnern bzw. Gesprächspartnerinnen, dass alle sich über die nächsten Planungen im Klaren sind. Abschließend wird ein neuer Termin vereinbart, um die vereinbarten Maßnahmen zu überprüfen und die Ergebnisse zusammenzutragen.

Da jedes ChEM sich an der individuellen Situation des bzw. der Betroffenen orientiert und jeweils unterschiedliche betriebliche Rahmenbedingungen zu beachten sind, ist auch der Prozessverlauf individuell. Es kann daher keine Richtlinie bzw. Prognose getroffen werden, wie viele Gespräche und Maßnahmen notwendig sind, um den betroffenen Mitarbeiter bzw. die betroffene Mitarbeiterin wieder einzugliedern.
Auch im weiteren Verlauf ist der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin Leiter bzw. Leiterin des Verfahrens. Im Folgenden wird kurz dargestellt, welche Aufgaben der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin im weiteren Ablauf hat und worauf er bzw. sie zu achten hat:
- Protokolle der Gespräche sind in der Eingliederungsakte zu führen
- Regelmäßige Kontrolle der Fristen auf dem Maßnahmebogen und diesen stetig zu ergänzen und zu pflegen
- Dokumentation des Ergebnisses von einzelnen Maßnahmen, d.h. begründen warum eine Maßnahme erfolgreich war bzw. nicht den gewünschten Effekt hatte
- Dokumentation von Kontakten zu internen und externen Instanzen
- Regelmäßigen Kontakt zu allen Beteiligten halten, besonders natürlich zu dem betroffenen Mitarbeiter oder der betroffenen Mitarbeiterin
- Kontakte zu den Bereichsleitern bzw. Bereichsleiterinnen (Meistern bzw. Meisterinnen) pflegen, um zukünftige Arbeitsbereiche der Betroffenen zu orten
- Sich als vertrauensvoller Ansprechpartner bzw. vertrauensvolle Ansprechpartnerin für ChEM im Standort bekannt machen

Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin wird im Rahmen des individuellen ChEM-Prozesses auch den Kontakt zu internen Instanzen aufnehmen müssen. Dabei kann es sinnvoll sein, zur Verbesserung der Kooperation, sich bereits im Vorfeld mit diesen Instanzen einmal zusammenzusetzen, um bestimmte Vorgehensweisen abzusprechen. Dabei sollte auch das Integrationsteam anwesend sein.
Beispiele für interne Instanzen:
- Betriebsärztlicher Dienst
- Arbeitssicherheit
- Krankenkasse / Betriebskrankenkasse (BKK)

Bei dem Kontakt zu den externen Instanzen muss der Zeitfaktor berücksichtigt werden. In der Regel werden Anträge nicht zeitnah entschieden und auch Termine zu Gesprächen nicht umgehend zu bekommen sein.
Beispiele für externe Instanzen:
- Deutsche Rentenversicherung Bund - Rehaberatung
- Deutsche Rentenversicherung Land - Rehaberatung
- Inklusionsamt
- Integrationsfachdienst - Berufsbegleitung
- Krankenkassen
- Agentur für Arbeit (Gleichstellungsantrag, Antrag zur Teilhabe am Arbeitsleben)
- Versorgungsamt / Kommunale Behörden (Schwerbehindertenausweis)
- Hausarzt oder Hausärztin des betroffenen Mitarbeiters bzw. der betroffenen Mitarbeiterin (z. B. bei stufenweiser Wiedereingliederung)

ChEM kann aus verschieden Gründen beendet werden, wichtig ist, dass der Grund für die Beendigung auch in der Eingliederungsakte ausführlich dokumentiert ist.

Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin hat jederzeit das Recht, den ChEM-Prozess abzubrechen. Äußert der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin diesen Wunsch, so sollte der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin ein klärendes Gespräch suchen und ihn bzw. sie auf die eventuellen Folgen hinweisen. Bleibt der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin bei seinem bzw. ihrem Entschluss, so muss er bzw. sie die Ablehnungserklärung unterschreiben, dabei bietet das Formular die Möglichkeit, eine eigene Begründung hinzuzufügen. Die Ablehnungserklärung wird in der Personalakte hinterlegt, eine Kopie sollte in der Eingliederungsakte aufbewahrt werden.

Sollte ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin während eines laufenden ChEM-Prozesses erneut erkranken und aus medizinischer Sicht eine Rückkehr nicht absehbar sein, kann der ChEM-Prozess entweder abgebrochen werden oder zumindest ruhen. Die Entscheidung sollte zwischen ChEM-Begleiter bzw. ChEM-Begleiterin und Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin gemeinsam getroffen werden. Auch dieser Abbruch wird dokumentiert und in der Personalakte verwahrt. Eine Kopie kommt in die Eingliederungsakte.

Wenn die vereinbarten Maßnahmen erfolgreich waren und der bzw. die Beschäftigte wieder seinen bzw. ihren Möglichkeiten entsprechend im Unternehmen integriert ist, kann das ChEM abgeschlossen werden. Es empfiehlt sich ein Abschlussgespräch mit dem bzw. der Betroffenen und dem ChEM-Begleiter bzw. der ChEM-Begleiterin zu führen, um den Prozess zu reflektieren und auch die Zufriedenheit des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin abzufragen. Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin kann aus diesem Gespräch auch noch einmal Anregungen bzw. Verbesserungsvorschläge für seine bzw. ihre Arbeit und die des Integrationsteams erhalten. In diesem Gespräch sollte auch vereinbart werden, dass man sich nach Ablauf einer Frist von, z. B. sechs Monaten noch einmal zusammensetzt, um den nachhaltigen Erfolg zu überprüfen. Auch dieses Gespräch wird protokolliert und verbleibt in der Eingliederungsakte. Der ChEM-Begleiter bzw. die ChEM-Begleiterin fertigt eine kurze Mitteilung über die erfolgreiche Durchführung von ChEM für die Personalakte an und schließt die Eingliederungsakte. Die sichere Verwahrung von mindestens zehn Jahren dieser Akte obliegt dem bzw. der Vorsitzenden des Integrationsteams.
Die Aufgabenverteilung während eines ChEM erfolgt zwischen den Mitgliedern des Integrationsteams fließend. Soll heißen, dass jeder bzw. jede seine bzw. ihre Fähigkeiten, Kompetenzen und Kontakte so einsetzt, dass keine unnötigen Zeitverluste entstehen. Während der Teamsitzung muss Einigkeit darüber herrschen, wer vom Team welche Aufgabe bis zur nächsten Sitzung hat, dieses wird auch schriftlich dokumentiert.

Dieser Leitfaden dient als Orientierung und Anleitung zur Durchführung des ChEM-Prozesses. Da jeder ChEM-Prozess individuell ist und nur bestimmte Rahmenbedingungen standardisiert werden können, bleibt das Verfahren ständigen Veränderungen unterworfen. Es ist Aufgabe des Integrationsteams in bestimmten Zeitabständen das Verfahren des ChEM hinsichtlich seiner Wirksamkeit zu überprüfen und eventuell bisher festgelegte Standards zu verändern, zu erneuern oder zu verwerfen. Es bleibt somit ein lernendes System.