Praxisbeispiel
Betriebliches Eingliederungsmanagement bei der GELSENWASSER AG

Das Unternehmen beschäftigt über 1.575 Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter und bietet Dienstleistungen in den Bereichen Wasser, Abwasser und Energie an. Es hat mehrere Niederlassungen in Deutschland.

Ziel des Unternehmens ist die Erhaltung und Förderung der Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dazu wurde vor vielen Jahren unter anderem auch ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), wie von der gesetzgebenden Instanz vorgeschrieben, eingeführt und in einer Betriebsvereinbarung festgehalten.

Nach § 167 Abs. 2 SGB IX geht es bei dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement um die Klärung, wie Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Zweck der Betriebsvereinbarung ist es, den von Krankheit und Behinderung betroffenen oder bedrohten Beschäftigten auf dieser gesetzlichen Basis frühzeitig konkrete, auf sie individuell abgestimmte Maßnahmen anbieten zu können, die die (Wieder-)Eingliederung in den Arbeitsalltag erleichtern bzw. überhaupt erst ermöglichen und eine langfristige Beschäftigung sichern.

Zu den Führungsaufgaben bei GELSENWASSER zählt die Verpflichtung, im Sinne der Wiederherstellung und des möglichst langfristigen Erhalts der Arbeitsfähigkeit zu wirken (vgl. ergänzend Vereinbarung zwischen Unternehmen und Betriebsrat zur Betreuung erkrankter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter). Neben damit verbundenen positiven Auswirkungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit möglichst dauerhafter Teilhabe am Arbeitsleben sollen die betrieblich beeinflussbaren Fehlzeiten und Krankheitskosten reduziert werden. Der Arbeitsplatz, das Unternehmen bzw. die Führungskultur und der Umgang untereinander sollen nicht Ursachen für Arbeitsunfähigkeit sein.

Die Vereinbarung findet (abweichend vom Geltungsbereich der Inklusionsvereinbarung, die auf Menschen mit Schwerbehinderung eingeht) auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sinne von § 5 BetrVG Anwendung, die die Voraussetzungen ununterbrochener oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit erfüllen.

Die Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements obliegt der bzw. dem vom Unternehmen zu bestellenden BEM-Verantwortlichen. Die bzw. der BEM-Verantwortliche nimmt Kontakt mit den betroffenen Personen auf, führt bei Bedarf und Zustimmung der betroffenen Personen das Erstgespräch, leitet die gegebenenfalls erforderlichen diagnostischen Maßnahmen und Arbeitsplatzanalysen ein und koordiniert die darauf aufbauende Maßnahmenentwicklung und -umsetzung.

Der Betriebsrat entsendet ein Mitglied zur dauerhaften Zusammenarbeit mit der bzw. dem BEM-Verantwortlichen. Sind betroffene Personen schwerbehindert oder gleichgestellt, wird die Schwerbehindertenvertretung hinzugezogen, wenn die betroffenen Personen dem zustimmen. Zur Abklärung der gesundheitlichen Einschränkungen und der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters kann der betriebsärztliche Dienst hinzugezogen werden (wenn betroffene Personen das nicht ablehnen). Weitere interne (z. B. Führungskräfte, Fachkraft für Arbeitssicherheit) und externe (z. B. lntegrations- bzw. Inklusionsamt) Fachkräfte können bei entsprechender Fragestellung ebenfalls am Betrieblichen Eingliederungsmanagement beteiligt werden.

In den Fragen wird das Unternehmen gegenüber den betroffenen Beschäftigten, den Führungskräften und übrigen Beteiligten durch die BEM-Verantwortliche bzw. den BEM-Verantwortlichen vertreten.

Nach § 167 Abs. 2 SGB IX wird der Arbeitgeber aktiv, wenn Beschäftigte "innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig" sind. Die Personalwirtschaft stellt der bzw. dem BEM-Verantwortlichen daher mindestens einmal im Monat Daten (insbesondere Name, Abteilung, Adresse, Fehlzeiträume) der unter den Geltungsbereich dieser Betriebsvereinbarung fallenden Beschäftigten zur Verfügung.

Die Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements dient der Beschäftigungssicherung und -förderung. Das freiwillige Verfahren bedarf der Zustimmung durch die betroffene Person. Lehnt diese das BEM ab, sind die BEM-Aktivitäten (ggf. zu Lasten der persönlichen Beschäftigungsfähigkeit) nicht in der gesetzlich vorgesehenen Form durchführbar. Zustimmung oder Ablehnung sind schriftlich zu dokumentieren.
Betroffene Beschäftigte können von sich aus jederzeit ein Betriebliches Eingliederungsmanagement beantragen, sofern sie vor Kontaktaufnahme von Seiten der bzw. des BEM-Verantwortlichen die Notwendigkeit sehen.

Das BEM-Verfahren verläuft grundsätzlich in diesen Schritten:

A. Kontaktaufnahme mit der betroffenen Person
Im Zuge der ersten Kontaktaufnahme (schriftlich und / oder telefonisch) wird die bzw. der Betroffene informiert über die Zielsetzungen, die Praxis des Betrieblichen Eingliederungsmanagements im Unternehmen sowie über die dazu erforderliche Datenerhebung.

Die Zustimmung Betroffener vorausgesetzt, erfolgt ein persönliches Informationsgespräch mit der bzw. dem BEM-Verantwortlichen. Mögliche Fragen und Befürchtungen von Seiten der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters können in diesem Gespräch erörtert werden. Auf Wunsch Betroffener kann auch bereits zu dem Informationsgespräch eine Vertretung des Betriebsrates, ggf. die Schwerbehindertenvertretung, hinzugezogen werden.

Stimmt die bzw. der Betroffene der Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements schriftlich zu, werden in einem Erstgespräch (auf Wunsch der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters der im Beisein des Betriebsrats und ggf. der Schwerbehindertenvertretung) Informationen erhoben über:

• mögliche betriebliche Ursachen und Auswirkungen der Erkrankung
• die hauptsächlichen Einschränkungen der Leistungsfähigkeit und
• die verbleibenden Leistungspotenziale der betroffenen Mitarbeiterin oder des betroffenen Mitarbeiters.

Darüber hinaus werden Ziele und Erwartungen Betroffener an das Betriebliche Eingliederungsmanagement erfragt.

B. Analysephase
Mit Einverständnis Betroffener werden im Anschluss an das Erstgespräch die notwendigen diagnostischen Maßnahmen eingeleitet, um im Rahmen der Inklusionsphase einen Arbeitsplatz anbieten zu können, der die veränderten gesundheitlichen Bedingungen berücksichtigt.

Mögliche diagnostische Maßnahmen umfassen betriebsärztliche Vorstellungen, Arbeitsplatzanalysen (ggf. in Verbindung mit Arbeitsplatzbegehungen) und die Erstellung eines Fähigkeits- und Leistungsprofils der betroffenen Mitarbeiterin oder des betroffenen Mitarbeiters.

C. Planung der Maßnahmen
Hat sich in der Analysephase Handlungsbedarf ergeben, klärt die bzw. der BEM-Verantwortliche (ggf. in Abstimmung mit weiteren Beteiligten), welche Maßnahmen zur Behebung des Handlungsbedarfs in Betracht kommen. Konkrete Anknüpfungspunkte finden sich in den Bereichen Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, Arbeitsumgebung, Personalplanung und stufenweiser Wiedereingliederung. Auch zu Fragen der Führung und des Umgangs miteinander können sich Maßnahmen ergeben.
Das Unternehmen entscheidet anhand der im Erstgespräch gewonnenen Erkenntnisse, ob und welche betrieblichen Maßnahmen durchgeführt werden sollen. Innerbetriebliche und externe Fachkräfte werden in die Planung eingebunden, soweit deren Funktion und / oder Sachkenntnis hilfreich sein kann. Stellt sich z. B. heraus, dass die Unterstützung eines Rehabilitationsträgers, des Integrations- bzw. Inklusionsamtes oder des Integrationsfachdienstes möglich ist, so sind diese (in Abstimmung mit der bzw. dem Betroffenen) frühzeitig zu kontaktieren.

Neben verhältnispräventiven Maßnahmen können auch Verhaltensänderungen (z. B. berufliche und medizinische Rehabilitation, arbeitsplatzbezogene Schulungen für den Muskel- und Skelettbereich, Angebote im Zusammenhang psychischer Belastungen) der bzw. des betroffenen Beschäftigten erörtert werden.

D. Umsetzung der Maßnahmen
Sobald feststeht, welche Maßnahmen in Betracht kommen, sind, sofern sie nicht bereits am bisherigen Prozess beteiligt waren, die von den Maßnahmen unmittelbar berührten betrieblichen Stellen (z. B. bisherige oder neue unmittelbare Vorgesetzte) hinzuzuziehen. Die eventuell erforderliche Beantragung von Leistungen betriebsexterner Stellen erfolgt durch die BEM-Verantwortliche bzw. den BEM-Verantwortlichen.

Über die Umsetzung der Maßnahmen wird eine Eingliederungsvereinbarung zwischen dem Unternehmen und der bzw. dem Beschäftigten abgeschlossen, die die einzelfallbezogenen Maßnahmen mit Zeitrahmen und Zuständigkeiten dokumentiert.

E. Abschlussgespräch und Maßnahmenkontrolle
Das Abschlussgespräch (innerhalb der ersten drei Monate nach Abschluss der Maßnahmen) hat zum einen eine erste Wirksamkeitsüberprüfung der umgesetzten Maßnahmen zum Ziel, zum anderen die einvernehmliche Beendigung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements. In diesem Gespräch zwischen Betroffener bzw. Betroffenem und BEM-Verantwortlicher bzw. BEM-Verantwortlichem (auf Wunsch Betroffener eine zusätzliche Vertretung des Betriebsrats, ggf. Schwerbehindertenvertretung) werden der aktuelle Gesundheitszustand und der sich daraus ergebene weitere Betreuungsbedarf für die betroffene Mitarbeiterin bzw. den betroffenen Mitarbeiter erörtert. Diskutiert wird, ob die Ursachen für Arbeitsunfähigkeit über die durchgeführten Maßnahmen positiv beeinflusst wurden und ob gegebenenfalls die Installation präventiver Maßnahmen zur Vorbeugung ähnlicher Krankheiten oder Verletzungen sinnvoll erscheint.

Das Ende des Eingliederungsprozesses kann darin begründet sein, dass die bzw. der Beschäftigte erfolgreich wieder eingegliedert werden konnte bzw. die Maßnahmen zum gewünschten Ziel führten. Die Maßnahmen können aber auch aus verschiedenen Gründen - unabhängig, ob von Unternehmens- oder Arbeitnehmerseite - jederzeit abgebrochen werden. Unter Umständen ist dann ein erneutes Eingliederungsgespräch durchzuführen.

Die Wirksamkeit der in der Eingliederungsvereinbarung vorgesehenen Maßnahmen wird über das Abschlussgespräch hinaus von der bzw. dem BEM-Verantwortlichen im ersten Jahr nach Beginn der Maßnahmen in Drei-Monats-Intervallen, danach weitere drei Jahre lang jährlich überprüft. In diesem Zuge erfolgt eine jährliche Rückmeldung an das Unternehmen, wie das Betriebliche Eingliederungsmanagement bei der jeweiligen Mitarbeiterin bzw. dem jeweiligen Mitarbeiter verläuft.

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement erfolgt unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Daten, die im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements erhoben werden, dienen ausschließlich der Beschäftigungssicherung bzw. -förderung. Die Verwendung gewonnener Daten zu anderen Zwecken ist unzulässig. Wenn personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden müssen, ist die bzw. der Betroffene darüber aufzuklären und eine schriftliche Einwilligung einzuholen.

Um die Arbeitsfähigkeit Betroffener langfristig zu erhalten bzw. wieder herzustellen ist eine ausreichende Datengrundlage unerlässlich. Sie sind nicht verpflichtet, dem Unternehmen oder anderen am BEM-Verfahren Beteiligten Diagnosen oder den zu erwartenden Erkrankungsverlauf mitzuteilen. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement macht jedoch nur Sinn, wenn die Beteiligten über alle derzeitigen oder dauerhaften Einschränkungen informiert werden, die aufgrund der Erkrankung am Arbeitsplatz bestehen.

Sensible Daten, die im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements relevant sind, werden von der bzw. dem BEM-Verantwortlichen erhoben. Vertrauliche Daten, die für eine erfolgreiche Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements erforderlich sind, umfassen unter Umständen Diagnosen sowie medizinische Angaben zum zukünftigen Krankheitsverlauf und zu den zukünftig erwarteten Auswirkungen einer Krankheit auf die Arbeitsfähigkeit. Unerlässlich sind Informationen über die momentane Leistungsfähigkeit der bzw. des Beschäftigten bezogen auf den konkreten bisherigen Arbeitsplatz und die ärztliche und psychologische Beurteilung bezüglich der Durchführbarkeit konkreter Maßnahmenvorschläge seitens der bzw. des BEM-Verantwortlichen. Das Einverständnis über die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung, Aufbewahrung und den Schutz personenbezogener Daten im Rahmen von Maßnahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements bestätigt die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter schriftlich in einer entsprechenden Vereinbarung. Sofern die bzw. der Beschäftigte ihre bzw. seine Einwilligung zur Weitergabe von Daten gibt, ist es möglich, auch mit weiteren (von der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter akzeptierten) Beteiligten über sensible Daten zu sprechen, soweit sie für das Betriebliche Eingliederungsmanagement erforderlich sind.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte (z. B. Integrations- bzw. Inklusionsamt) erfolgt nur nach schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person. Im Falle einer zweckdienlichen Abstimmung mit der behandelnden Hausärztin oder dem behandelnden Hausarzt dürfen diese die ihnen bekannt gewordenen gesundheitlichen Informationen erst weitergeben, wenn die bzw. der Betroffene sie schriftlich von der Schweigepflicht entbunden hat.

Die Dokumentation der im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements erhobenen Informationen erfolgt durch die bzw. den BEM-Verantwortlichen. Gesprächs- und Verlaufsdokumentationen, Schweigepflichtentbindungen, ärztliche und psychologische Gutachten, Stellungnahmen der Rehabilitationsträger u. ä. werden nicht in die Personalakte aufgenommen, sondern in einer gesonderten BEM-Akte abgelegt, die nur der bzw. dem BEM-Verantwortlichen zugänglich ist. In die Personalakte wird lediglich aufgenommen, dass die Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements angeboten wurde, ob sich die betroffene Person mit der Durchführung einverstanden erklärt hat oder nicht, welche konkreten Maßnahmen angeboten wurden (sofern hiervon die nach dem Arbeitsvertrag geschuldete Tätigkeit verändert wird) und, ob eine Umsetzung mit Einverständnis der bzw. des Betroffenen erfolgen konnte oder nicht. Diese Unterlagen dokumentieren, dass das Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben des § 167 Abs. 2 SGB IX nachgekommen ist. In der Personalakte wird ebenso vermerkt, wann das Betriebliche Eingliederungsmanagement beendet wurde und ob dies einvernehmlich erfolgte. Wenn das Verfahren einseitig beendet wurde, so wird diese Tatsache vermerkt.

Die in der Personal- und BEM-Akte befindlichen Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement werden drei Jahre nach der letzten Maßnahmenkontrolle (vgl. Nr. 5, Schritt E) vernichtet. Zu diesem Zeitpunkt kann davon ausgegangen werden, dass die Schwierigkeiten, die Anlass für das Betriebliche Eingliederungsmanagement waren, nachhaltig beseitigt wurden und eine Arbeitsplatzgefährdung aus diesem Grund nicht mehr zu befürchten ist. Widerrufen Betroffene ihre Einwilligung in einzelne Datenerhebungen, -Verarbeitungen oder -Übermittlungen, werden die entsprechenden Daten aus der BEM-Akte entfernt. Erstreckt sich der Widerruf auf Daten, ohne die das Betriebliche Eingliederungsmanagement nicht fortgesetzt werden kann, wird der Widerruf als Rückzug der Einwilligung in das Betriebliche Eingliederungsmanagement behandelt. Die Inhalte der BEM-Akte werden in diesem Fall vernichtet.

Diese freiwillige Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann von jeder Seite unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahres schriftlich gekündigt werden.